Amazon hat es bereits 2006 erkannt: Cloud Computing ist die Zukunft. Und hat deswegen AWS gestartet, den größten Cloud Computing Provider der Welt. 

Die Zahlen bestätigen diese Annahme - über 2,28 Millionen Unternehmen sind heute Kunden von AWS. Tendenz steigend. Auch andere Cloud Computing Anbieter verzeichnen ein konsequentes Wachstum.

Im Bereich der Personalverwaltung zeichnet sich ein ähnlicher Trend ab.

Dennoch ist das alte Software Modell, der On Premises Ansatz, nicht ausgestorben.

Wie sieht also die Zukunft der Softwarewelt im HR aus?

Werden sich Cloud- und On Premise Lösungen die Waage halten oder wird das eine langsam aber stetig vom anderen abgelöst?

Diese Frage lässt sich besser beantworten, wenn man sich die unterschiedlichen Vorzüge der beiden Modelle ansieht.

On-Premises - Dinosaurier oder Altbewährtes im Wandel?

Eines vorweg: Auch heute noch setzen viele Anbieter und Kunden gleichermaßen auf On Premises Lösungen, also lokal installierte Software. Das hat seine Gründe. Denn was sich in der Vergangenheit bewährt hat, funktioniert auch heute noch gut:

• Datenhoheit: Im Personalbereich wechseln Unmengen an empfindlicher Daten täglich der Hände. Umso größer die Verantwortung des Unternehmens, die Daten sicher und rechtskonform handzuhaben. On Premise Lösungen sind hier im Vorteil. Denn sämtliche Daten werden ausschließlich auf den unternehmenseigenen Servern gespeichert. Damit hat das jeweilige Unternehmen die volle Kontrolle über die Daten und ist nicht von Drittanbietern abhängig.
• Langfristige Kostenkontrolle: Während On-Premises-Software mit hohen anfänglichen Investitionen verbunden ist, entfallen laufende Mietkosten wie bei Cloud-Lösungen. Für Unternehmen, die über die nötige Infrastruktur verfügen und langfristig planen, kann dies finanziell vorteilhaft sein.
• Offline-Betrieb: Lokal installierte Software funktioniert immer - auch dann, wenn das Internet einmal ausfällt. Mit einer On Premise Software ist man weder von der eigenen Internetverbindung noch von der des Anbieters abhängig. Insbesondere für Personalabteilungen ein unschätzbarer Vorteil. Denn wenn hier die alltäglichen Prozesse auch nur wenige Stunden ins Stocken geraten, kostet das schnell tausende von Euro.

Diese Vorteile liegen schon immer in der Natur von lokaler Software. Heutzutage wiegt jedoch insbesondere der Aspekt des Datenschutzes besonders schwer. Mit der zunehmenden Verschärfung von Datenschutzgesetzen wie der DSGVO in Europa ist der Schutz personenbezogener Daten ein zentraler Faktor in der Entscheidung für oder gegen eine Softwarelösung. HR-Daten sind besonders sensibel – sie enthalten nicht nur persönliche Informationen, sondern oft auch Gehaltsangaben, Vertragsdetails und Leistungsbewertungen.

Unternehmen, die auf On-Premises-Lösungen setzen, haben mehr Kontrolle darüber, dass diese Daten nicht in die falschen Hände geraten - vorausgesetzt, die eigene IT Abteilung weiß, was sie tut.

Cloud Software – Flexibilität & Innovation

Für die meisten Unternehmen ist die Entscheidung für Cloud Lösungen inzwischen ein No Brainer. Warum?

Der Service und der Komfort sind einfach zu bequem. Und kostengünstig.

Denn: Wer es klug anstellt, kann sich eine eigene IT Abteilung komplett sparen. Stattdessen wird die gesamte digitale Infrastruktur auf einen externen Anbieter ausgelagert, der auf genau diesen Bereich spezialisiert ist.

Das ist vor allem für kleinere Unternehmen, die nicht im IT Bereich tätig sind, relevant.

Geht man nach aktuellen Durchschnittsgehältern, kostet ein 5-köpfiges IT Team bereits mindestens 20.000 Euro im Monat. Hinzu kommen Instandhaltungskosten für die eigene Serverinfrastruktur.

Im Vergleich dazu beträgt die monatliche Gebühr für HR Software in der Cloud selten mehr als 300 Euro im Monat - im obersten Preissegment. Bereits in diesem einfachen Beispiel wären das Kosteneinsparungen von 98,5%. Jeden Monat.

Dieses Outsourcing der IT Infrastruktur geht auch mit einer unschlagbaren Flexbilität einher. Denn die meisten Anbieter von Cloud Lösungen setzen bewusst auf eine modulare Struktur ihrer Lösung.

Was bedeutet das?

Die einzelnen Funktionen der Software arbeiten unabhängig voneinander - sind also in separate Module aufgeteilt. Für jeden Kunden ist das ein großer Vorteil. Denn anstatt das komplette Paket zu kaufen, wählt er aus den einzelnen Modulen genau die Funktionen aus, die er braucht - und stellt sich so eine maßgeschneiderte Lösung zusammen, die wirklich nur die Tools enthält, die er selbst braucht.

Weitere Funktionen lassen sich jederzeit zu einem späteren Zeitpunkt hinzubuchen. Ein Segen für wachsende Unternehmen, die neue Prozesse implementieren.

Die Personalabteilung mit einer Cloud Software skalieren

Die Skalierbarkeit von Cloud Lösungen ist auch und vor allem für HR Departments relevant. 

Beispiel: Ein mittelständisches Unternehmen mit 150 Mitarbeitenden startet zunächst mit grundlegenden Modulen für die Zeiterfassung und Urlaubsplanung. Der Anbieter stellt eine intuitive Benutzeroberfläche bereit, und die Implementierung ist innerhalb von zwei Wochen abgeschlossen. Im Laufe der nächsten Monate wächst das Unternehmen auf 200 Mitarbeitende und erweitert seine Cloud HR Software um ein Modul für Bewerbermanagement.

Der Wechsel ist nahtlos: Ohne zusätzliche Installationen oder Ausfälle wird das neue Modul aktiviert. Ein Jahr später implementiert das Unternehmen ein Performance-Management-Modul, um die Entwicklung einzelner Mitarbeiter gezielt zu fördern. Die Abrechnung bleibt dabei transparent, da nur die tatsächlich genutzten Funktionen berechnet werden. Weitere Infos zu den Vorteilen von cloud-basierter HR Software gibt es unter https://factorialhr.de/blog/hr-software-vergleich/.

Schnelle Anpassung an neue Anforderungen

Die flexible Skalierbarkeit ist einer der Hauptgründe, warum Cloud HR Software besonders bei wachsenden Unternehmen punktet. Neue Module lassen sich problemlos hinzufügen, und bestehende können bei Bedarf deaktiviert werden. Im Gegensatz zu On-Premises-Lösungen, bei denen große Upgrades oft zusätzliche IT-Ressourcen und hohe Kosten verursachen, ermöglicht die Cloud eine schnelle Anpassung an neue Anforderungen – ohne lange Planungszeiten.