Zahlreiche Bewerber erhalten oftmals auf ihre Bewerbung weder Zusage noch Absage. Besonders in großen Unternehmen wird Bewerbern häufig gar keine Rückmeldung zu ihrer Bewerbung gegeben und somit tappen diese oft im Dunkeln und haben weder Ahnung, ob ihre Bewerbung erfolgreich oder erfolglos war...Das muss aber nicht sein!
Es lohnt sich immer, Bewerbern eine professionelle und höfliche Absage auf eine Bewerbung zu schicken, wenn diese für die beworbene Stelle nicht infrage kommen. Dies ist besonders wichtig für das Employer Branding Ihres Unternehmens. Denn Bewerber sprechen natürlich über ihre Erfahrungen mit Ihrem Unternehmen – egal, ob online z.B. auf Kununu oder offline mit Freunden und Familie. Um also auch bei einer Absage als Unternehmen einen guten Eindruck zu hinterlassen, ist eine gut geschriebene Absage unabdingbar.
Wie kann man eine Absage auf eine Bewerbung formulieren?
Auf eine ausgeschriebene Stelle haben Sie einige Bewerbungen erhalten, jedoch müssen sie einigen Bewerbern absagen, da das Profil nicht auf Ihre ausgeschriebene Stelle passt? Dann zeigen wir Ihnen, wie sie eine höfliche Absage zu einer Bewerbung aufsetzen und diese formulieren und den Bewerbern optimal Rückmeldung geben können.
Wenn Sie sich also die Fragen stellen: ‘Wie schreibt man eine Absage für eine Bewerbung?’ und ‘Muss man die Absage einer Bewerbung begründen?’, dann haben wir die Antworten!
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Aufbau einer Bewerbungsabsage
Wie schreibt man eine Absage für eine Bewerbung? Wir zeigen Ihnen step by step, wie Sie eine höfliche Absage auf eine Bewerbung formulieren können. Dabei sollte man sich als Erstes über den Aufbau einer professionellen Bewerbungsabsage bewusst werden.
Bevor Sie die Absage einer Bewerbung verfassen, ist es wichtig, den richtigen Zeitpunkt auszuwählen. Schicken Sie diese also nicht sofort ab, denn das zeigt dem Kandidaten nur, dass seine Bewerbung nicht gründlich gesichtet wurde. Natürlich sollten Sie den Bewerber auch nicht zu lange warten lassen, auch das stößt auf Unmut.
Sie sollten sich zudem darum bemühen, dass Sie eine höfliche Absage auf eine Bewerbung verfassen. Zudem sollte es sich bei einer Bewerbungsabsage nicht um einen 08/15-Text handeln, denn das bemerkt der Kandidat sofort. Gehen Sie individuell auf den Bewerber ein und verwenden Sie nicht den gleichen Text für alle Absagen. Schauen Sie in die Bewerbung und greifen hieraus Dinge auf, die Sie im Schreiben erwähnen können.
Was gehört in eine Bewerberabsage?
Wir zeigen Ihnen im Folgenden, wie der Aufbau einer Bewerbungsabsage aussehen sollte:
- Betreffzeile
Machen Sie deutlich, um welche Stelle es sich handelt. Vielleicht hat der Bewerber sich auf mehrere Stellen beworben und kann so leicht einordnen, um welchen Job und welches Unternehmen es sich handelt. Eine Muster-Absage kann Ihnen dabei zeigen, wie das aussehen sollte. - Anrede und Dank
Beginnen Sie zunächst mit einer Anrede des Bewerbers und fahren damit fort, sich zunächst für die Bewerbung und das Interesse am Unternehmen zu bedanken. Fand bereits ein Vorstellungsgespräch statt, können Sie sich auch hierfür bedanken. - Absage
Stellen Sie zunächst klar, dass Sie sich leider nicht für den Kandidaten entschieden haben. Anschließend greifen Sie aus der Bewerbung Dinge auf, die Ihnen besonders gut gefallen haben und gehen auf die Stärken des Bewerbers ein. Es ist nämlich wichtig, bei einer Absage auch hervorzuheben, was Sie grundsätzlich von einem Bewerber überzeugt hat. Schließlich handelt es sich bei einer Absage häufig nicht in erster Linie nur um die Kompetenzen des Bewerbers, sondern vielleicht einfach nur darum, dass ein anderer Kandidat mehr Berufserfahrung etc. vorweist. Bewirbt sich jemand zum Beispiel initiativ, kann die Bewerbung trotzdem hervorragend sein, aber vielleicht besteht in ihrem Unternehmen zu diesem Zeitpunkt kein Personalbedarf. Wenn Sie also die Stärken nennen, zeigen Sie dem Bewerber, dass die Bewerbung grundlegend doch positiv aufgenommen wurde. - Grund der Absage
Daraufhin erwähnen Sie in jedem Fall, warum Sie sich schlussendlich doch nicht für den Bewerber entscheiden konnten. Richtiges Feedback ist wichtig! Fehlt beispielsweise eine essenzielle Qualifikation für die ausgeschriebene Stelle, ist es für den Bewerber wichtig zu wissen, ob er diese noch erlangen muss, um sich erneut auf andere Stellen zu bewerben. Wichtiges Feedback und konstruktive Kritik sollten Sie also auf gar keinen Fall zurückhalten, weil diese auch für die weiteren Bewerbungen des Kandidaten wichtig sind. Es ist natürlich optional, die Absage zu begründen. So können Sie auch einfach ganz allgemein formulieren, dass Sie sich für einen anderen Kandidaten entschieden haben. Wir zeigen Ihnen, welche Absagegründe Sie nennen können. - Positiver Abschluss
Abschließen sollten Sie das Schreiben noch mit einem positiven Schlusssatz, in dem Sie dem Kandidaten trotz Absage der Bewerbung auch für die Zukunft und den weiteren Berufsweg viel Erfolg wünschen. Auch dieser ist wichtig im Aufbau einer Bewerbungsabsage. - Grußformel
Das Schreiben beenden Sie dann mit ‘Mit freundlichen Grüßen’ und Ihrem Namen.
Absagegründe einer Bewerbung
Sie haben sich entschieden, Ihre Absage zu begründen? Sie fragen sich nun, welche Absagegründe Sie nennen sollten? Kein Problem, wir zeigen Ihnen, was Sie unbedingt beachten sollten! Natürlich gibt es auch einige Punkte, die gegen eine Begründung sprechen. Dazu aber später mehr.
Absage Bewerbung: Gründe angeben
Sie wissen natürlich selbst am besten, warum Sie einem Bewerber absagen müssen und können die Gründe für eine Absage einer Bewerbung vermutlich selbst am besten angeben. So haben Sie mit Sicherheit klare Vorstellungen von den Fähigkeiten und Qualifikationen, die für die Stelle mitgebracht werden müssen. Wenn Sie diese auch deutlich in der Stellenanzeige und im Vorstellungsgespräch formuliert haben und der Bewerber diese Fähigkeiten nicht vorweist, können Sie entsprechende Absagegründe formulieren.
Sie können zum Beispiel eine Absage begründen, wenn:
- eine essenzielle Berufsausbildung oder ein Studium fehlt, welches für den Beruf unabdingbar ist.
- Fachkenntnisse, die für den Job unbedingt wichtig sind, fehlen (Bsp.: IT-Kenntnisse, Sprachkenntnisse etc.).
- der Bewerber nicht genügend Berufserfahrung aufweist (Bsp.: Erfahrung mit Kunden, Auslandserfahrung, Erfahrung mit einem bestimmten Programm etc.).
- der Bewerber die passenden Soft Skills nicht mitbringt (Bsp.: fehlende Teamfähigkeit, eine geringe Kommunikationsstärke etc.).
Diese Gründe sollten bei einer Absage natürlich höflich und respektvoll formuliert werden. Beispielsweise können Sie schreiben:
- 'Leider ist unsere Wahl auf einen anderen Bewerber gefallen, der noch mehr dem Anforderungsprofil entspricht.’
- ’Da für die ausgeschriebene Stelle unbedingt ein abgeschlossenes Studium im Bereich XYZ wichtig ist, mussten wir uns leider für einen anderen Bewerber entscheiden.’
Sie müssen jedoch vorsichtig sein: die Absage auf eine Bewerbung sollte unbedingt AGG-konform sein.
Bewerbung: Absage ohne Begründung
Müssen Sie die Absage einer Bewerbung begründen?
Natürlich können Sie auch eine Absage verschicken, ohne eine Begründung zu nennen. Dies ist rechtlich gesehen erlaubt.
In einzelnen Fällen kann es sogar die bessere Wahl sein, eine Begründung der Absage auszulassen. Vor allem wenn Sie unter Zeitdruck stehen und eine hohe Anzahl von Bewerbungen erhalten haben, ist es oft nicht möglich, immer persönliche und individuelle Absagen zu formulieren. Sollten Sie Ihre Absage nicht begründen, kann es natürlich passieren, dass der Bewerber sich nach Erhalt der Absage genauer nach dem Grund informieren möchte und sie kontaktiert. Hierauf sollten Sie vorbereitet sein und dann auch ehrlich antworten können.
Absage Bewerbung: AGG-konform
Besonders rechtlich gesehen, sollte man bei der Begründung einer Absage sensibel vorgehen und unbedingt sichergehen, dass die Absage der Bewerbung AGG-konform ist, das heißt, dass das ‘allgemeine Gleichbehandlungsgesetz’ befolgt wird. Dieses besagt, dass Bewerbern nicht aus diskriminierenden Gründen abgesagt werden darf.
So darf eine Absage nicht basierend auf folgenden Gründen erfolgen:
- der Herkunft
- des Geschlechts
- der Religion
- des Alters
- der sexuellen Orientierung
- einer Behinderung der Person
Die Absage auf eine Bewerbung darf somit, wie schon erwähnt, nur aufgrund der Qualifikationen, Erfahrungen oder Fähigkeiten passieren, die für die Stelle relevant sind.
Um wirklich ganz sicherzugehen, dass Ihre Absage zu 100% AGG-konform ist, lohnt es sich, einen Juristen zur Seite zu ziehen.
Wie eine solche AGG-konforme Absage aussehen könnte, sehen Sie bei unseren Mustern.
Absage Bewerbung: Muster
Wir haben zwei Muster für eine höfliche Absage auf eine Bewerbung für Sie vorbereitet:
Falls Sie für Ihre Absage ein paar Inspirationen suchen, sind unsere Muster genau das Richtige für Sie.
Muster: Absage nach Erhalt der Unterlagen
Sie haben Bewerbungsunterlagen erhalten, diese gesichtet und müssen dem Bewerber nun leider eine Absage zuschicken? Eine Musterabsage kann ungefähr so aussehen:
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Betreff: HR Executive bei Unternehmen XY Sehr geehrter Herr Mustermann, vielen Dank für Ihre Bewerbung auf die Stelle als HR Executive und Ihr Interesse an unserem Unternehmen. Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass wir Ihnen heute für diese Position absagen müssen, da wir uns für einen anderen Bewerber entschieden haben, der noch mehr dem ausgeschriebenen Anforderungsprofil entspricht. Für die Stelle wird unbedingt mehrjährige Berufserfahrung im Bereich HR vorausgesetzt. Bitte werten Sie dies nicht als Abwertung Ihrer Kenntnisse, denn Ihre Bewerbung haben wir dennoch mit großem Interesse gelesen. Wir wünschen Ihnen alles Gute für Ihren weiteren Berufsweg und die Zukunft. Mit freundlichen Grüßen Manuela Musterfrau |
Muster: Absage nach Vorstellungsgespräch
Sie hatten bereits ein Vorstellungsgespräch mit einem Bewerber, aber haben nach dem Gespräch gemerkt, dass dieser nicht für den Job infrage kommt und benötigen jetzt Anregungen für Ihre Absage? Wir haben einen Mustertext für genau diese Situation.
Hier finden Sie unsere Vorlage für eine Absage nach dem Vorstellungsgespräch:
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Betreff: Unser gemeinsames Gespräch am [Datum einfügen] Sehr geehrter Herr Mustermann, vielen Dank noch einmal für Ihre Bewerbung und das nette Vorstellungsgespräch am Montag. Ihr Interesse an unserem Unternehmen und Ihre Motivation haben mir sehr gefallen. Leider muss ich Ihnen dennoch heute für die ausgeschriebene Position absagen. Wir haben uns nach einigen Gesprächen für einen anderen Bewerber entschieden, dessen Profil noch mehr den Anforderungen entspricht. Ich wünsche Ihnen für die Zukunft und ihren Berufsweg weiterhin viel Erfolg und alles erdenklich Gute. Mit freundlichen Grüßen Manuela Musterfrau |
Sie fühlen sich jetzt bereit eine höfliche Absage auf eine Bewerbung zu formulieren? Dann nehmen Sie sich eines der Muster als Orientierung und legen Sie los!
Sie haben gleichzeitig einen Bewerber im Auswahlprozess, dem Sie gerne einen Job zusagen möchten? Dann finden Sie hier alle Infos dazu, wie Sie die perfekte Zusage formulieren! Sie haben schon ein paar Kandidaten gefunden, die Sie zu einem Vorstellungsgespräch einladen wollen? Wir zeigen Ihnen, wie Sie ein Bewerbungsgespräch führen.