Du hast eine tolle Geschäftsidee, deine Finanzierung steht, alles läuft an - und wird zum Mega-Erfolg! Doch nun stellen sich neue Probleme ein, denn es gibt jede Menge zu tun und alleine schaffst du es nicht mehr. Dir raucht der Kopf, denn die Auftragsbücher sind voll - allerhöchste Zeit also, die ersten Mitarbeiter, egal ob Vollzeit, Aushilfe oder 450-Euro-Kraft, einzustellen. Denn auf diese Weise sicherst du die Zukunft deines Unternehmens und dir selbst endlich mal wieder eine Verschnaufpause! Doch wie und wo findet man eigentlich gute und zuverlässige Mitarbeiter? Was ist wichtig für die Einstellung und die Arbeitsverträge? Hier erfährst du alles, was du als Kleinunternehmer rundum deine ersten Mitarbeiter wissen musst! 

 

 

Mitarbeiter einstellen - ja oder nein? 

Verständlicherweise zögern viele Kleinunternehmer und Existenzgründer, wenn es darum geht, Mitarbeiter einzustellen, denn sie wissen nicht, wie sehr sie die zusätzliche Zahlung von Gehalt und Lohnnebenkosten tatsächlich belastet. Hinzu kommt die Verantwortung und natürlich der Verwaltungsaufwand. Außerdem bleiben Fragen nach der Beschäftigungsart der neuen Mitarbeiter nicht aus: Soll der neue Mitarbeiter in Voll- oder Teilzeit arbeiten, als Werkstudent oder gar nur als 450-Euro-Aushilfe? Hier unterscheiden sich die Kosten und die Verpflichtungen enorm. Dennoch ist damit grundsätzlich weniger Aufwand verbunden, als es zunächst den Eindruck macht. Und wenn die Arbeit allein einfach nicht mehr zu schaffen ist, dann führt kein Weg an der Einstellung neuer Mitarbeiter vorbei. 

 

Mitarbeiter angemessen bezahlen, das eigene Budget einhalten  

Einen Mitarbeiter regulär auf Voll- oder Teilzeitbasis einzustellen, stellt für viele kleine oder frisch gegründete Unternehmen einen großen Schritt dar. Die Verantwortung für andere Menschen und ihren Lebensunterhalt geht damit einher, denn ein Mitarbeiter sollte immer adäquat vergütet werden. Andererseits kann sich dein Betrieb noch nicht mit anderen großen und etablierten Firmen messen. Wie viel Gehalt ist also drin? Am besten erkundigt man sich hier, wie viel in der Branche für diese Position üblicherweise gezahlt wird und rechnet einmal die Gesamtkosten durch. Stellt man etwa einen Mitarbeiter ein, dessen Bruttogehalt rund 2.500 Euro monatlich beträgt, kommen für das Unternehmen noch einmal knapp die Hälfte pro Monat an Lohnnebenkosten oben drauf. Wenn das Budget auf diese Weise nicht mehr eingehalten werden kann, sollte man jedoch nicht gleich das Handtuch werfen, denn es gibt ja noch andere Beschäftigungsmodelle, die günstiger für den Arbeitgeber sind.  

 

 

Der bürokratischer Aufwand - oft unterschätzt 

Zur finanziellen Belastung kommt der bürokratische Aufwand noch dazu - und den sollte man nicht unterschätzen. Denn in Deutschland muss der Arbeitgeber seine Mitarbeiter bei der Kranken-, Renten- und Arbeitslosenversicherung anmelden. Berufsgenossenschaften kommen ebenfalls hinzu. Schließlich muss auch noch jeden Monat eine Gehaltsabrechnung erstellt werden und das bedeutet jede Menge Papierkram, denn Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge müssen an die richtigen Stellen abgeführt werden. Am besten macht man das nicht selbst, sondern sucht sich Hilfe: Informiere dich bei einem Steuerberater und vergleiche die Gebühren, die auf dich zukommen würden. Logischerweise müssen aber auch diese Kosten ins Gesamtbudget mit eingerechnet werden. 

 

 

Welche Vorteile hat ein Existenzgründer? 

Unter bestimmten Umständen übernimmt das Arbeitsamt die Kosten für einen Mitarbeiter bei der Existenzgründung. Das wird “Mitarbeiterzuschuss” genannt und liegt bei einer Höhe von maximal 50 Prozent der gesamten Gehaltskosten - inklusive der Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung. Das Ganze läuft dann für maximal 12 Monate, doch in einem Jahr ist dein Unternehmen hoffentlich so stabil, dass es sich den Mitarbeiter ohne Weiteres selbst und eigenständig leisten kann. Als Jungunternehmer hat man außerdem den Vorteil, dass die Beschäftigten keinen Rechtsanspruch haben, von Voll- auf Teilzeit umstellen zu können. Diese Regel gilt erst für Firmen, die mehr als 15 feste Beschäftigte haben. Arbeitsverträge zu stellen, steht aber dennoch außer Frage. 

 

 

1. Befristete Jobs: Bei StartUps gern genutzt 

 

Für Existenzgründer ist es oft von Vorteil, sich nicht direkt langfristig fest zu binden. Ganz ohne Kündigung laufen diese Art der Verträge nach der zuvor festgeschriebenen Zeit automatisch aus. Unter Anbetracht der nur schwer einzuschätzenden Unternehmensentwicklung macht es durchaus Sinn, zunächst nur befristete Arbeitsverhältnisse einzugehen und die daraus resultierenden Vorteile zu nutzen. Natürlich wäre unser Gesetzgeber nicht unser Gesetzgeber, wenn er dazu nicht auch ein paar Regeln aufgestellt hätte. So dürfen Arbeitsverträge z.B. nur befristet werden, wenn dafür eine sachliche Begründung vorliegt: Darunter fällt etwa die Krankheits- oder Urlaubsvertretung, saisonbedingte Mehrarbeit oder die Erprobung eines Mitarbeiters. Auch direkt im Anschluss an eine Ausbildung oder ein Studium sind befristete Verträge zulässig. Eine grundsätzliche Befristung bei Neueinstellung ist insgesamt nur für zwei Jahre zulässig. Läuft ein solcher Arbeitsvertrag aus, kann er bis zu dreimal um dieselbe Zeit verlängert werden. 

 

2. Vereinbarung einer ordentlichen Kündigungsfrist 

Befristete Verträge enden nach Ablauf der Vertragsdauer automatisch. Aber trotzdem sollte auf eine ordentliche Kündigungsfrist nicht verzichtet werden, denn andernfalls kann der neuen Mitarbeiter nicht vor Ablauf dieser Frist entlassen werden - auch dann nicht, wenn die Leistung alles andere als zufriedenstellend ist oder die Firmenaufträge rückläufig sind. Bei Tarifverträgen gibt es zudem noch Folgendes zu beachten: Die Höchstbefristungsdauer und die Anzahl der möglichen Verlängerungen sollten definitiv geklärt werden. Darüber kann man sich bei den zuständigen Industrie- und Handwerkskammern informieren. 

 

 

3. Mitarbeiter zur Aushilfe: Studenten

Kaum eine potenzielle Arbeitnehmergruppe ist so beliebt wie Studenten. Das liegt daran, dass diese in der Regel sehr flexibel einsetzbar sind, weil sich ihre Arbeitsstunden gut mit den Vorlesungen vereinbaren lassen. Zudem sind sie meistens sehr motiviert, da sie ihre studentische Stelle als erste Schritte ins spätere Berufsleben betrachten und jede Menge Erfahrung sammeln wollen. Für Existenzgründer und Kleinunternehmen sind sie außerdem sehr günstig, da keine Sozial-, Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge anfallen, wenn die Studenten nicht mehr als 20 Stunden pro Woche arbeiten. Um die Rentenversicherung kommt man allerdings nicht herum, hier müssen immer Abschläge gezahlt werden. Wie viel ein Student dabei verdient, ist dagegen unerheblich.  Mehr Infos zum Thema studentische Aushilfen gibt es im Ratgeber Nebenjobs.

 

 

4. Minijobber und Saisonarbeit

Neben der Anstellung als Werkstudent, suchen viele Studierende auch nach Jobs auf 450-Euro-Basis. Hinzu kommen viele andere Arbeitnehmer, die gerne als 450-Euro-Kraft arbeiten möchten. Wer als Kleinunternehmer Minijobber einstellen möchte, sollte beachten, dass diese sozialversicherungs- und steuerrechtlich anders behandelt werden müssen, als reguläre Mitarbeiter. Mehr Infos gibt es dazu hier: Minijob bis 450 Euro. Neben der geringfügigen Beschäftigung kann man Mitarbeiter auch saisonal einstellen. Bei dieser Art der kurzfristigen Beschäftigung handelt es sich ebenfalls um eine geringfügige Tätigkeit. Solange der Mitarbeiter nicht länger als 70 Tage im Jahr beschäftigt wird, fallen keine Sozialversicherungsbeiträge an. Auch hierzu haben wir natürlich einen ausführlichen Artikel: Kurzfristige Beschäftigung.

 

5. Zeitarbeit - eine echte Alternative? 

Dauerhaft rechnet sich die Einstellung über eine Zeitarbeitsfirma für Kleinunternehmen und Existenzgründer in der Regel nicht, denn die Kosten sind zu hoch. Kurzfristig kann man mit dieser Variante der Arbeit allerdings Auftragsspitzen bewältigen, muss sich aber selbst um nichts kümmern, denn die Gehaltsabrechnungen, Vertretungen und Krankheitsmeldungen laufen komplett über die Zeitarbeitsfirma. Allerdings liegt der Lohn für Zeitarbeiter schon bei einfachen Tätigkeiten bei bis zu 30 Euro pro Stunde. Sekretäre auf Zeit schlagen mit bis zu 40 Euro pro Stunde zu Buche. Daher sollte man sich nicht über einen längeren Zeitraum darauf verlassen, kurzfristig stellt Zeitarbeit aber eine nützliche Alternative dar. 

 

 

6. Freie Mitarbeit: Aufträge auf Rechnung 

Freie Mitarbeiter sind nicht direkt im Unternehmen beschäftigt, sondern selbstständig. Als Kleinunternehmen kann man Aufträge an sie vergeben und erhält anschließend dafür eine Rechnung. Der Vorteil liegt vor allem darin, dass freie Mitarbeiter das Budget des Unternehmens nicht belasten, wenn die Auftragslage mal schwächer ist. Aufwendige Anmeldungen bei Versicherungen oder Genossenschaften sind ebenfalls nicht notwendig, da der freie Mitarbeiter dies selbst übernimmt. Andererseits ist gerade an dieser Stelle auch Vorsicht geboten, denn freie Mitarbeiter laufen Gefahr als scheinselbstständig eingestuft zu werden. Dieser Verdacht trifft dann nicht nur den Mitarbeiter, sondern auch das Unternehmen, welches als Auftraggeber noch vier Jahre lang für die gesamten Sozialversicherungsbeiträge und die Lohnsteuer haftet. Deshalb sollte man dem freien Mitarbeiter auf gar keinen Fall einen eigenen Arbeitsplatz im Unternehmen zur Verfügung stellen. Auch darf dieser nicht in die Organisation des Betriebes einbezogen werden, also nicht in Telefonlisten oder Organigrammen auftauchen. Im Zweifelsfall führt das nämlich dazu, dass der freie Mitarbeiter von Seiten des Staates wie ein Festangestellter betrachtet wird.  

 

Viele Wege führen nach Rom, heißt es im Sprichwort, und genauso verhält es sich auch mit der Einstellung von Mitarbeitern bei Kleinunternehmern und Existenzgründern. Alles in Allem gibt es viele verschiedene Möglichkeiten, die Zukunft des Unternehmens zu sichern und Mitarbeiter einzustellen. Welcher am Ende der Richtige ist, muss jeder für sich ganz individuell entscheiden!