Büroorganisation

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Foto: © Claudia Hautumm / pixelio.de

Schluss mit dem Chaos

Gehören Sie auch zu den Chaoten, deren Schreibtisch vor lauter Papier überquillt? Chaos und Tohuwabohu wohin man auch blickt. Kennen Sie das Gefühl, den ganzen Tag gearbeitet und dennoch nichts geschafft zu haben? Rein statistisch verbringen wir bis zu sechs Wochen jährlich mit dem Suchen von Unterlagen. Sinnloser können wir unsere Zeit wohl kaum verbringen. Doch trösten Sie sich – Sie sind nicht der einzige Chaot. Denn es gibt jede Menge Fehler, die sich machen lassen - die sich aber auch vermeiden lassen.

Machen Sie einen Plan, denn gut geplant ist halb gewonnen

Den ganzen Tag gearbeitet und trotzdem nichts geschafft. Dieses Gefühl kennen viele Homeworker nur zu gut. Doch wer zehn Dinge beginnt und nichts davon zu Ende bringt, muss sich nicht wundern. Das kann nicht gut gehen. Besser ist es, wenn Sie eine Check-Liste erstellen, die für den nötigen Überblick sorgt und Sie vor davor schützt, vom rechten Wege abzukommen. Entwerfen Sie einen Tages-, Wochen- und Monatsplan und halten Sie sich daran.

Hochstapler: Ablage mit System

Die Kundenanfragen stapeln sich, der Blick über den Schreibtisch wird durch Papierberge versperrt und Zettelwirtschaft gehört zum Alltag – der Kollaps droht. Dagegen hilft ein gut organisiertes Ablagesystem.

In Ihrer Reichweite sollten sich mindestens drei Ablagekörbe befinden:

  • "Eingang" für Mitteilungen und Dokumente, die noch gelesen und bearbeitet werden müssen.
  • "Laufendes" für Vorgänge, die innerhalb der nächsten zwei Tage erledigt werden müssen.
  • "Ausgang" – das beliebteste Fach: Hier kommen alle Vorgänge hinein, die bereits erledigt sind.


Aber Achtung – dieses System kann nur funktionieren, solange die Fächer "Eingang" und "Ausgang" nach Feierabend leer sind.

Fehler Sammelwut: "Nur nichts wegwerfen"

Für vieles ein geradezu heiliges Gebot. Doch was nützt das beste Ablagesystem, wenn Sie sich von nichts trennen können. In dem festen Glauben, alles irgendwann noch einmal brauchen zu können, wird gehortet – bis zum organisatorischen Infarkt. Kein Wunder also, wenn Sie sich von der Informationsflut geradezu erdrückt fühlen und den Überblick verlieren.

Treten Sie doch mal wieder in Bekanntschaft mit Ihrem Papierkorb – der so genannten "Ablage Rundordner". Sortieren Sie kompromisslos aus, was Sie nicht wirklich benötigen.

Informationsmanagement: Wie Sie mit der Informationsflut umgehen

"Je mehr Information desto besser"– hierbei handelt es sich um einen Trugschluss. Denn wenn Sie sich mehr Informationen besorgen, als Sie wirklich benötigen, laufen Sie Gefahr, sich zu verzetteln. Doch es gibt viele Menschen, die kein Ende finden können und immer weiter auf der Suche nach noch mehr Informationen sind, um auch wirklich nichts zu verpassen und immer bestens informiert zu sein.

Auf diese Weise verfügen Sie zwar über unzählige Informationen. Aber was nützen Ihnen diese, wenn Sie vor lauter Wissen den Überblick verlieren und nicht mehr dazu kommen, die gesammelten Informationen zu verwenden. Insbesondere das Internet ist für Informationssüchtige eine gefährliche "Droge". Lernen Sie also, nur die Informationen zu sammeln, die Ihnen für aktuelle Aufgabenstellungen von Nutzen sein können. Lesen Sie nur noch gezielt und wählen Sie effektiv aus.

eMail-Sammler: Entscheiden Sie sofort nach dem Lesen, was Sie mit den Mails machen

eMails können sich zu Organisationskillern entwickeln, denn es gibt kaum einen Briefkasten, der nicht vor gelesenen und ungelesenen eMails überquellen würde. Doch eMails sind keine Sammelobjekte. Halten Sie sich daran, gelesene eMails abzulegen oder zu löschen, anstatt sie im Briefkasten liegen zu lassen.

Sobald Sie eine eMail geöffnet und gelesen haben, treffen Sie auch die Entscheidung, was damit geschehen soll – beantworten, ab in den Papierkorb, weiterleiten oder in einen Ordner verschieben. Mailprogramme bieten viele Möglichkeiten, mit eMails effizient umzugehen. So können Sie beispielsweise Ordner benennen, die denen in Ihrem Schrank gleichen – künftig hüten Sie also eine Papierablage und eine virtuelle Ablage.

Verzichten Sie auf die akustischen Signale, die Ihnen mitteilen, dass Sie eine neue Mail bekommen haben. Das lenkt Sie unnötig ab. Darüber hinaus ist es nicht nötig, jede Mail gleich nach Eingang zu lesen. Es ist vollkommen ausreichend, wenn Sie Ihren Briefkasten dreimal täglich öffnen – nach Möglichkeit morgens, mittags, abends.

Hüten Sie sich davor, auf Werbe- und Massen-Mails, die so genannten "Spams", zu antworten – es sei denn, Sie haben ein echtes Interesse an bestimmten Angeboten. Ansonsten werden Sie keine Ruhe mehr haben und regelmäßig Post erhalten. Die gängigen eMail-Programme bieten Möglichkeiten, sich vor ungewollten Werbebotschaften zu schützen. Filtern Sie Ihre Mails. So können Sie beispielsweise private von geschäftlichen Eingängen trennen, indem die ankommenden Mails in getrennte Zielordner umgeleitet werden.

Faxjäger: Es hat gepiept

Springen Sie nicht sofort auf, sobald ein Fax auf dem Faxgerät aufgelaufen ist. Auf diese Weise ist es kein Wunder, wenn Sie nichts schafft. Kein Fax ist so immens wichtig, dass Sie sofort lossprinten müssen, wenn das Gerät einen Mucks von sich gibt.

Es ist vollkommen ausreichend, wenn Sie das Gerät zweimal am Tag leeren. Sollten Sie jedoch ein wichtiges Fax erwarten, können Sie unter Umständen mit dem Absender einen Sendeterminvereinbaren und absprechen, dass er kurz telefonisch ankündigt, wenn das Fax verschickt wird.

In der Ruhe liegt die Kraft: Alles der Reihe nach

Alles anfangen aber nichts davon zu Ende bringen – der Killer des effizienten Arbeitens. Das beginnt bereits bei der Bearbeitung der Post und dem Lesen der eMails. Wer sich hier durch Unwesentliches ablenken läßt, dem kann passieren, dass die Post noch mittags auf dem Schreibtisch liegt.

Nun kommt Hektik auf. Doch die nützt jetzt auch nichts mehr. Ganz im Gegenteil – in der Ruhe liegt die Kraft. Nehmen Sie sich für die Bearbeitung der Post Zeit, in der Sie sich von niemandem stören lassen. Das gilt selbstverständlich auch für alle anderen Arbeitsgänge. Nehmen Sie sich bestimmte Aufgaben für einen bestimmten Zeitpunkt vor und erledigen Sie diese am Stück – ohne mittendrin mit anderen Dingen zu beginnen. Erst wenn eine Aufgabe erledigt ist, widmen Sie sich der nächsten.

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