Buchhaltung

Buchhaltung
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Bewahren Sie den Überblick

Das A und O eines gut geführten Betriebes, auch wenn er noch so klein ist, ist eine gepflegte Buchführung. Wer hier erst einmal den Überblick verloren hat, macht sich im wahrsten Sinne des Wortes doppelt und dreifach Arbeit.

Auch wenn Buchhaltung für die meisten ein leidiges Thema ist: Nachlässigkeiten rächen sich in der Regel recht schnell. Sie verlegen Belege, reichen Ihre Steuern nicht rechtzeitig ein, das Finanzamt mahnt, Rechnungseingänge werden nicht kontrolliert, das Schreiben von Mahnungen versäumt und Überweisungen vergessen. Es gibt einige Grundregeln und Tipps, mit denen Sie ein solches Chaos vermeiden und viel Zeit und Nerven sparen können.

Belege, Zahlungseingänge, Rechnungen etc: Ordnung muss sein

Den Überblick bewahren Sie am Besten, wenn Sie sich routinemäßig organisieren. Um beispielsweise ständig auf dem Laufenden zu sein, was Rechnungsein- und ausgänge, Kontoauszüge, Belege und sonstiges betrifft, sollten Sie sich Ordnungsmappen anlegen. Dabei ist es völlig gleichgültig, ob Sie eine Mappe für alle Vorgänge nutzen oder für jedes Thema eine separate Mappe führen. Eine solche Ordnungsmappe gemacht, in der alle zu überwachenden Aufgaben gebündelt sind, lässt sich beispielsweise in folgende Sparten unterteilen:

  • Offene Zahlungsausgänge
  • Bereits gezahlte Rechnungen
  • Offene Zahlungseingänge
  • Aktuelle Kontoauszüge
  • Belege/Quittungen

Überwachen Sie die Zahlungeingänge: Der Sinn einer "Wiedervorlage"

Sie haben Rechnungen geschrieben? Wie schön! Auf diesen Lorbeeren sollten Sie sich jedoch nicht ausruhen. Denn nur durch das Schreiben einer Rechnung haben Sie noch kein Geld verdient. Das ist erst der Fall, wenn der Rechungsbetrag auf Ihrem Konto erscheint.

Ihre Rechnungseingänge sollten Sie also sehr genau im Auge behalten. Wenn Sie Rechnungen versendet haben, sollten Sie sich immer ein Duplikat auf "Wiedervorlage" legen. Und zwar dann, wenn das von Ihnen gesetzte Zahlungsziel verstrichen ist. Wenn Ihr Kunde zu diesem Wiedervorlagezeitpunkt noch nicht bezahlt hat, ist eine Zahlungserinnerung oder Mahnung fällig. Diese sollten Sie noch am selben Tag versenden. Denn es ist nicht gesagt, dass Ihr Kunde auf Ihre erste Mahnung mit unverzüglicher Zahlung reagiert. Jede Mahnung erfordert ein neues Zahlungsziel. Je länger Sie mit Mahnungen also warten, desto länger warten Sie auch auf Ihr Geld. Können Sie sich das leisten?

Die Zahlungsmoral hierzulande ist denkbar schlecht. Seien Sie also überlegt, aber dennoch nicht zu zimperlich. Denn viele Kunden warten ganz bewusst die Zahlungserinnerung ab. Den Erfolg Ihres Unternehmens bestimmen Sie also auch ganz direkt durch die sorgfältige Überprüfung Ihrer Zahlungseingänge. Bewahren Sie also den Überblick.

Den Kontostand im Blick: Immer aktuelle Kontoauszüge

Um Ihre Kontobewegungen im Auge zu behalten, sollten Sie immer aktuelle Kontoauszüge zur Hand haben. Lassen Sie es also zur Routine werden, mindestens einmal pro Woche Kontoauszüge zu ziehen. Mit Online-Banking fällt die Kontrolle der Zahlungseingänge noch leichter.

Nur mit aktuellen Kontoauszügen können Sie Zahlungseingänge und -ausgänge überwachen und im Falle von Falschbuchungen gegebenenfalls sofort reagieren. Kontoauszüge gehören nicht monatelang ins Portemonnaie oder in irgendeine Schublade. Liegen Ihnen die aktuellsten Auszüge vor, sollten Sie entweder sofort, nach Datum sortiert, im Ordner "Kontoauszüge" abheften oder in einer Ordnungsmappe zwecks Überprüfung "zwischengelagert" werden.

Belege und Quittungen sammeln: Wohin mit den Belegen?

Es setzt Disziplin voraus, Belege und Quittungen unmittelbar nach Erhalt ordnungsgemäß abzuheften. Wenn Sie jedoch nicht jedes Mal, wenn es daran geht, die Umsatzsteuer-Voranmeldung für das Finanzamt erstellen zu müssen, auf der Suche nach Ihren Belegen die Wohnung auf den Kopf stellen möchten, sollten Sie routiniert damit umgehen.

Sie sollten es sich also zur Gewohnheit machen, Belege und Quittungen für den Einkauf von Büromaterial, für das Tanken oder die Wagenwäsche jeden Tag wegzuheften. Denn nichts ist zeitraubender, als Belege nachträglich über mehrere Wochen nach Datum zu sortieren.

Daneben minimieren Sie das Risiko, Belege zu verlieren oder zu verlegen. Immerhin ist jeder Beleg bares Geld für Sie.

Halten Sie die Termine ein: Das Finanzamt kennt sie genau

Das Finanzamt ist bekanntermaßen sehr genau. Wenn Sie es versäumt haben sollten, Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung nicht rechtzeitig einzureichen, das Finanzamt weiß die Termine auf jeden Fall.

Kurz nach Verstreichen der Frist werden Sie schriftlich zur Abgabe Ihrer Steuern aufgefordert. Ein Säumniszuschlag wird zu diesem Zeitpunkt berechnet. Sollten Sie der Aufforderung der Steuerabgabe mehrfach nicht nachgekommen sein, ist das Finanzamt befugt, Ihre Steuerlast zu schätzen. Nur in den seltensten Fällen geht das zu Ihren Gunsten aus. Bevor die Mühlen der Ämter also anfangen zu mahlen, sollten Sie Ihre Termine besser selbst im Blick haben und unauffällig bleiben.

Tragen Sie sich die Termine für die Abgabe Ihrer Steuern im Kalender oder der Wiedervorlage ein. Wenn Sie dann auch noch gut vorgearbeitet haben, ist es für Sie ein Leichtes, "mal eben kurz" Ihre Steuerangelegenheiten zu erledigen.

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